Die Vorbereitung der Buchhaltung
Ein veröffentlichter Artikel von BHWV Buchhaltung e.U.
Wozu die Buchhaltung vorbereiten?
Das ist ganz einfach erklärt: Damit die Kosten für den Buchhalter gesenkt werden, denn zu erbringende Leistungen kosten nun einmal Geld. Sei es das alle Belege vorhanden sind, oder Belege regelmäßig sortiert wurden. Da Sie sich bei Ihren Geschäftsfällen auskennen, können sie das um einiges schneller durchführen.
Wie ist die Buchhaltung vorzubereiten?
1. Sammlung aller Belege
Für die Buchhaltung ist es wichtig, dass alle Belege vollständig gesammelt werden, denn für die Buchhaltung gilt das Prinzip keine Buchung ohne Beleg. Sei es Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenberichte, Mahnungen oder Inventuren. Denn sonst müssten Sie was nachreichen, was wieder mit Zeit- und Geldkosten verbunden ist, da Ihr Buchhalter Ihre Buchungen nicht in einem Stück runterbuchen kann.
2. Sortierung der Belege
Damit die Buchhaltung chronologisch gebucht werden kann, ist es wichtig, dass die Belege nach Art und Datum sortiert werden. So kann der Buchhalter ganz schnell die Belege fortlaufend nummerieren und verbuchen. Sollten die Rechnungen über die Kassa eingegangen oder bezahlt worden sein, kann man dem Kassenbericht gleich die Rechnungen mit einer Büroklammer nach Datum sortiert anheften. Sollten Rechnungseingang bzw. Rechnungsausgang über die Bank erfolgt sein, kann man die Belege gleich dem Kontoauszug mit einer Büroklammer anheften. Dadurch kann der Buchhalter die Rechnungen gleich der Kassa oder dem Bankkonto zuordnen.
Am besten bewahrt man die Belege in separaten A4-Ordner auf, oder im schlimmsten Fall in einem A4-Karton (neuesten Beleg ganz oben).
Sollte man sich richtiger Weise für die separaten A4-Ordner entscheiden ist es wichtig je einen Ordner nach der jeweiligen Art anzulegen und die Rechnungen und Verträge darin sortiert (neueste ganz oben) und an der linken Längsseite gelocht aufzubewahren:
Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- Über Kassa abgewickelte Rechnungen (Beschriftung: Kassa)
- Über Bank abgewickelte Rechnungen (Beschriftung: Bank)
- Sonstige Belege, wie Reisekostenabrechnungen und Fahrtenbücher (Beschriftung: Sonstige)
- Alle Verträge und Vertragsänderungen (Miete, Telefon, Internet, Leasing, Strom, Gas, Versicherung (Beschriftung: Verträge)
Bei der doppelten Buchhaltung
- Offene Rechnungen an Kunden (Beschriftung: Ausgangsrechnungen)
- Offene Rechnungen von Lieferanten (Beschriftung: Eingangsrechnungen)
- Über Kassa abgewickelte Rechnungen (Beschriftung: Kassa)
- Über Bank abgewickelte Rechnungen (Beschriftung: Bank)
- Sonstige Belege, wie Reisekostenabrechnungen und Fahrtenbücher (Beschriftung: Sonstige)
- Alle Verträge und Vertragsänderungen (Miete, Telefon, Internet, Leasing, Strom, Gas, Versicherung (Beschriftung: Verträge)
Achtung!
Im Ordner "Kassa" kommen aber nicht nur die über die Kassa abgewickelten Rechnungen sortiert rein, sondern davor auch noch die dazugehörigen Kassenberichte.
Im Ordner "Bank" kommen nicht nur die über die Bank abgewickelten Rechnungen sortiert rein, sondern davor auch noch die dazugehörigen Kontoauszüge.
Im Ordner "Verträge" kommen nicht nur die Verträge rein, sondern auch Vertragsänderungen, da sie für die Rechnungsprüfung benötigt werden. Sonst muss der Buchhalter bei Ihnen nachfragen, falls sich der normaler Weise verwendete Betrag oder Empfänger ändert.
